– Sterkt beklagelig

TABBE AV VIKNA KOMMUNE: La ut graderte dokumenter åpent på postlistene.

TABBE AV VIKNA KOMMUNE: La ut graderte dokumenter åpent på postlistene.

Flere har tatt kontakt med Vikna kommune etter å ha funnet personopplysninger om seg som egentlig skal være graderte og som ligger åpne på kommunens elektroniske postjournal.

RØRVIK: Vikna kommune gikk denne uka ut på sine egne nettsider for å informere om at et sikkerhetshull i postjournalen var avdekket.

– Dette dreier seg så langt vi har oversikt over, om vitnemål og andre dokumenter i forbindelse med ansettelser som egentlig skal være fortrolige, og som har blitt liggende tilgjengelig på nett, sier assisterende rådmann Trine Kvalø.

Hun beklager dette veldig.
– Personopplysninger som dette skal i henhold til norsk lov, være beskyttet mot alminnelig innsyn, sier hun.

Har tatt kontakt

Vikna kommune har de siste ukene blitt kontaktet av flere som har funnet denne typen opplysninger om seg selv på heimesidene til kommunen.

– Det er snakk om folk som har googlet sitt eget navn, og som gjennom det har kommet inn i vårt søkbare arkiv. Der har de funnet opplysninger om seg selv som egentlig skal være skjermet mot innsyn, sier Kvalø.

Kort tidsperiode

– Det dreier seg i hovedsak om noen dokumenter som kom til kommunen i perioden mellom 2008 og 2010. Disse har ikke fått de rette kodene som skjermer dem mot innsyn, sier hun.

Før 2010 måtte alle som ville ha innsyn i kommunale dokumenter, be om det.

– Da ble disse sjekket av våre ansatte før de ble utlevert, sier hun.

Etter 2010 kan folk selv hente dokumenter som ikke er skjermet mot innsyn direkte på kommunens postjournal.

– Nå sjekkes dokumentene av to personer før de blir lagt ut på vår postjournal. Dokumenter som skal ha en form for gradering, blir merket med en tilgangskode slik at de ikke kan leses eller hentes ut av alle.

Kommunen valgte da da den nye postjournalen ble tatt i bruk i 2010, å publisere dokumenter tilbake til 2008. Det viser seg nå i ettertid at det på enkelte dokumenter ikke er påført tilgangskode.

– Vi beklager dette veldig, og vi arbeider nå med å kvalitetssjekke journalen for å få dette ordnet, sier Trine Kvalø.

Menneskelig svikt

Problemene skyldes menneskelig svikt og intern kvalitetskontroll som har vært for dårlig.

Vikna kommune tok i bruk elektronisk postjournal i juli 2010. I den elektroniske postjournalen kan publikum søke fram ikke graderte dokumenter, og selv lese dokumentene på nett.

Før elektronisk postjournal ble tatt i bruk, ble bare sakstitler og journalnummer publisert. Publikum som ønsket innsyn i dokumentene kunne kontakte kommunen for å få tilgang på dokumentene.

Journalene ble da manuelt kontrollert før de ble lagt ut og dokumentene ble underlagt en ekstra kontroll før utlevering.
Det er i hovedsak graderte dokumenter fra perioden fra før 2010 som nå har blitt liggende åpne på nettet.

– Da Vikna kommune ble klar over dette i forrige uke, sperret vi systemet slik at dokumenter fra før 2011 ikke lenger er søkbare, sier assisterende rådmann Trine Kvalø.

Årsaken til sperringa er at kommunen skal gå gjennom alle sensitive dokumenter i denne perioden og kvalitetssikre at tilgangskode er påført, og rette opp eventuelle avvik. Sensitive opplysninger fra den perioden skal derfor ikke lenger være tilgjengelig.

– Sperringa vil bli opphevet når kvalitetssikringa er gjennomført, sier Kvalø.

Mer å lese på Namdalsavisa: